media-nasional.com – Bekerja di startup atau perusahaan besar? Kemungkinan besar kamu akan memiliki agenda untuk town hall meeting secara rutin.
Ingin tahu lebih jelas mengenai jenis meeting ini?
Yuk, simak lebih lanjut!
Apa Itu Town Hall Meeting?
Dilansir dari Expert Program Management, town hall adalah jenis meeting yang diadakan untuk memberi update secara rutin dan juga menyelaraskan visi misi perusahaan.
Meeting ini juga memiliki sebutan lain, yaitu all-hands dan juga all-staff meeting.
Dari namanya, sudah bisa ditebak siapa saja yang harus datang ke meeting tersebut, kan?
Ya, semua anggota perusahaan harus menghadiri town hall tanpa terkecuali.
Jarang bertemu dengan jajaran manajer, atau mungkin CEO dari perusahaanmu? Kamu bisa menemukan mereka di dalam meeting ini.
Biasanya, seorang manajer umum atau atasan lainnya akan memandu meeting ini agar berjalan sesuai dengan agenda yang ada.
Baca Juga: Minutes of Meeting: Pengertian dan Panduan Membuatnya
Hal yang Perlu Dipersiapkan
© Freepik.com
Sebelum melaksanakan town hall meeting, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu.
Berikut adalah daftarnya:
1. Tentukan waktu meeting yang sudah pasti
Dikarenakan banyaknya orang yang akan hadir di meeting ini, tentukan waktu dan tempat yang sudah pasti.
Apakah town hall akan diadakan di aula? Atau mungkin diubah menjadi online melalui aplikasi video conference seperti Zoom, Google Hangout, dan lainnya?
Pastikan semua karyawan mendapatkan jadwal town hall terbaru.
2. Buat agenda yang teratur
Nah, selanjutnya adalah membuat agenda town hall meeting yang teratur.
Selain update dari masing-masing divisi, apakah ada hal lain yang ingin disampaikan? Mungkin seputar libur nasional, atau pencapaian anggota tim?
3. Tunjuk moderator dan pembicara
Supaya meeting kondusif, tentukan siapa yang akan menjadi moderator dan pembicara.
Kalau ada banyak pembicara, sesuaikan dengan durasi town hall dan apa saja yang ingin disampaikan.
4. Kumpulkan pertanyaan sebelum meeting
Poin ini sangat penting, nih.
Dikarenakan meeting yang ramai, ada baiknya pertanyaan dikumpulkan sebelum town hall dimulai.
Kamu bisa sebarkan email berisi link untuk mengisi pertanyaan yang akan dijawab di town hall selanjutnya.
5. Mengikutsertakan peserta dalam meeting
Hal lain yang harus diingat ketika melaksanakan all-hands atau town hall adalah mengikutsertakan peserta.
Ini bisa dilakukan melalui sesi tanya jawab, atau mungkin kamu juga bisa menunjuk orang secara acak untuk menyampaikan poin yang ada di presentasi.
Mengapa Jenis Meeting Ini Penting?
© Freepik.com
Town hall meeting atau all-hands biasa diadakan setiap minggu, dua minggu sekali, atau setiap bulan. Pelaksanaannya tergantung dari perusahaan masing-masing.
Glints sendiri melakukan meeting all-hands secara rutin setiap minggu.
Meskipun begitu, jenis meeting ini menjadi rutinitas dan wadah untuk menyampaikan hal-hal terbaru yang terkait dengan perusahaan.
Berikut ini adalah manfaat melaksanakan town hall secara rutin:
Baca Juga: 5 Cara untuk Membuat Meeting Lebih Efektif
1. Setiap anggota tim tetap up-to-date
Di dalam setiap perusahaan, terdapat belasan atau bahkan puluhan divisi yang menangani beragam hal.
Sebagai contoh, kamu bekerja di divisi marketing. Sehari-hari, mungkin kamu hanya berhubungan dengan tim konten atau sales saja.
Namun, bagaimana dengan divisi lain seperti desain dan IT?
Nah, di dalam town hall meeting, semua divisi biasanya akan menyampaikan update masing-masing yang mungkin penting bagi perusahaan.
2. Membuat semangat
Dilansir dari Slido, manfaat town hall selanjutnya adalah membuat anggota tim lebih bersemangat.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, di dalam town hall atau all-hands, memang penting untuk menyampaikan update dari masing-masing divisi.
Meskipun begitu, tidak kalah penting juga untuk merayakan milestones yang sudah dicapai oleh setiap anggota tim.
Ada yang genap satu tahun bekerja di perusahaan? Atau mungkin, berhasil mencapai sesuatu?
Hal ini bisa dirayakan di dalam town hall, agar anggota tim tetap bersemangat untuk bekerja dan juga merasa kerja kerasnya dihargai.
3. Memberikan kesempatan untuk berpendapat
Di dalam town hall atau all-hands, biasanya terdapat sesi Q&A yang akan dijawab oleh orang yang bersangkutan.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pertanyaan harus dipersiapkan sebelum meeting berlangsung.
Siapa pun bisa mengajukan pertanyaan terkait dengan bidang pekerjaannya atau mungkin perusahaan secara umum.
Dengan begitu, pihak manajemen dapat menjawab pertanyaan ke semua anggota tim secara teratur.
4. Menanamkan budaya, visi, dan misi perusahaan
Manfaat terakhir dari town hall meeting adalah tentu saja untuk menanamkan kebudayaan dan menyelaraskan visi serta misi perusahaan.
Menurut Pigeon Hole Live, town hall merupakan kesempatan untuk menanam dan membagun budaya perusahaan kepada anggotanya.
Seperti merayakan hari jadi karyawan atau mendengarkan aspirasi mereka saja sudah menunjukkan budaya seperti apa yang dianut oleh perusahaan.
Dalam meeting ini, penting juga untuk selalu menyampaikan visi dan misi perusahaan.
Hal ini perlu dilakukan agar setiap anggota tim tetap ingat akan tujuan yang ingin dicapai dan bagaimana harus mencapainya.
Baca Juga: Ngantuk Saat Meeting? Ini 5 Cara Ampuh Mengatasinya
Itu dia penjelasan lengkap mengenai town hall meeting, apa saja yang harus dipersiapkan sebelum melakukannya, dan juga manfaatnya.
Ingin mendapatkan informasi lain seputar meeting, mulai dari jenis-jenisnya hingga etika yang harus diikuti? Kamu bisa mendapatkannya dengan cara berlangganan newsletter Glints, lho.
Tunggu apa lagi? Yuk, segera sign up dan jangan sampai ketinggalan informasi menarik lainnya!
